La
circular externa #006 publicada por la superintendencia de la economía solidaria el
día 25 de marzo de 2014. Tiene como finalidad guiar e instruirnos en la
prevención y el control de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT)
en las organizaciones de economía solidaria que no ejercen actividad
financiera.
Según lo redactado en el artículo 39 de la ley 454
de 1998, las entidades de economía solidaria de primer y segundo nivel que no
ejercen actividad financiera (cooperativas de aporte y crédito, fondos de
empleados, etc.); Deben instaurar procedimientos para permitir la
implementación de instrumentos para la prevención y el control de lavado de
activos y financiación al terrorismo, para una correcta implementación se
deberá tener en cuenta los siguientes parámetros.
- Definir el implementar el procedimiento para atender oportunamente
las solicitudes de información que realicen las autoridades competentes.
- Definir e implementar los procedimientos que se aplicarán para: a)
la detección de operaciones inusuales; b) la determinación de las operaciones
sospechosas y c) el reporte de éstas últimas a la unidad de información y
análisis financiero.
- Definir e implementar los procesos que deberán realizarse para el
conocimiento de los clientes/asociados actuales y potenciales, así como para la
verificación y actualización de la información suministrada por ellos. Estos
procedimientos deben permitirle a la organización tener un conocimiento
efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes y asociados.
- Fijar los procedimientos para aplicar las sanciones por
incumplimiento de las normas para controlar el riesgo de LA/FT
- Definir e implementar los procesos que permitan dar cumplimiento a
las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para
Colombia, de conformidad con el derecho internacional.
- Fijar los procedimientos para la conservación de documentos.
- Definir el cargo de empleado
de cumplimiento, quien será la
persona responsable entre otros, del tema de prevención y control de LA/FT al
interior de la organización solidaria. (En las organizaciones de tercer nivel no
se requiere empleado de cumplimiento, la función la cumple el representante
legal de la entidad.)
El empleado de cumplimiento (ec) debe ser una persona altamente confiable,
que tenga influencia dentro en la organización; debe contar con conocimientos y
estar certificado en el tema de prevención y control de LA/FT. Tiene que ser un trabajador que pertenezca a
la organización (no se puede contratar a un tercero para que cumpla esta
función, ni puede ser un funcionario del área comercial, tampoco el contador/a
– auditor/a interno, ni el tesorero de la entidad).
El
ec deberá realizar los reportes de operaciones a la UIAF mediante el sistema en
línea SIREL, para esto, debe realizar la solicitud el código en línea y
registrarse en la UIAF a través del siguiente link:
Funciones del empleado de cumplimiento:
1. Identificar las
situaciones que puedan que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones
que realiza la organización solidaria.
2. Implementar y
desarrollar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT
en las operaciones, trámites o contratos que se realizan ante la organización
solidaria.
3. Realizar seguimiento o
monitoreo a la eficiencia y la eficacia de los mecanismos establecidos.
4. Velar por el adecuado
archivo de los soportes documentales y demás información relativa al riesgo
LA/FT de la organización solidaria.
5. Participar en el
diseño y desarrollo de los programas de capacitación sobre el riesgo de LA/FT y
velar por su cumplimiento.
6. Recibir y analizar los
reportes internos de posibles operaciones inusuales o sospechosas y enviar a la
UIAF el reporte de las operaciones sospechosas y de transacciones en efectivo.
7. Si es una entidad
reportante nueva deberá realizar la inscripción ante la UIAF a través de la
página web en la siguiente ubicación: Reportantes – Nuevos usuarios – Solicitud
de código de línea.
8. Deberá solicitar el
usuario, clave y matriz de autenticación, información necesaria para ingresar
al sistema de reporte en línea – SIREL – a través de la página web en la
siguiente ubicación: Reportantes – Nuevos usuarios – Solicitud de acceso a SIREL.
9. Mantener actualizados
los datos de la entidad y/o empresa con la UIAF.
10. Monitorear
permanentemente el cumplimiento de los reportes a través del sistema de reporte
en línea – SIREL, opción Informes – Certificado de cargue.
11. Revisar periódicamente
como fuente de consulta la página web de la UIAF, donde se publicarán los
anexos técnicos, manuales y/o documentos de interés para las entidades del
sector.
Los puntos 3 y 5 no son obligatorios para las empresas de tercer
nivel.
Existen una serie de funciones y responsabilidades que debe realizar el órgano encargado
de la administración de la empresa (ya sea consejo de administración o junta
directiva), el representante legal y revisoría fiscal; todos los anteriormente mencionados deben cumplir
tareas independientes, que serán nombradas a continuación.
- Junta directiva / Consejo de administración:
- Fijar las políticas, definir los mecanismos, instrumentos y los
procedimientos que se aplicarán en la organización en relación con la
prevención y control del LA/FT.
- Nombrar al empleado de cumplimiento, en las organizaciones en
las que se exija, de conformidad con lo que se señalará más adelante.
- Pronunciarse sobre los informes presentados por el empleado de
cumplimiento y la revisoría fiscal y realizar el seguimiento a las
observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas.
- Ordenar los recursos técnicos y humanos que se requieran para
implementar y mantener en funcionamiento los mecanismos de prevención de LA/FT.
Teniendo en cuenta las características y el tamaño de la organización.
-
Designar el funcionario o la instancia responsable de verificar la información
suministrada en el formulario de vinculación del cliente/asociado.
- Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen las
políticas aprobadas por el consejo de administración o quien haga sus veces.
- Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y
mantener en funcionamiento los mecanismos de prevención del LA/FT, según la
aprobación impartida por la junta directiva / consejo de administración.
- Brindar el apoyo que requiera el empleado de cumplimiento.
- Coordinar y programar los planes de capacitación sobre
prevención de riesgos asociados al LA/FT, dirigido a todas las áreas y funcionarios
de la organización, incluyendo los órganos de administración, control y la
revisoría fiscal.
- Verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos
definidos para el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y
reportes relacionados con la prevención de riesgos de LA/FT y garantizar la
confidencialidad de dicha información.
-
Definir los controles que permitirán la evaluación del cumplimiento de las
instrucciones explicadas en la circular ex. 006 emitida por la supersolidaria
sobre la prevención y control de LA/FT, además deberá presentar un informe
trimestral al consejo de administración / junta directiva sobre el resultado de
la evaluación de la entidad en los términos de cumplimiento de los términos
definidos en la circular nombrada anteriormente, además, deberá informar a la
persona que ocupe el cargo de empleado de cumplimiento, los problemas o
insuficiencias encontrados durante la evaluación.
Las entidades de economía solidaria de primer y
segundo nivel que no ejercen actividad financiera deberán contar con una serie
de mecanismos establecidos por la supersolidaria para el cumplimiento óptimo en
la prevención y control de LA/FT, estos mecanismos son:
- Acreditar procesos de debida diligencia: Las entidades solidarias
deberán solicitar a sus clientes (personas con las cuales mantiene una relación
contractual) el diligenciamiento del formulario de conocimiento del cliente,
estas organizaciones tendrán que realizar los trámites necesarios para
confirmar y actualizar la información de vinculación del cliente (que varía
según la naturaleza de la empresa); mínimo una vez al año y tendrán que
informar al cliente, que está en la obligación de actualizar sus datos por lo
menos una vez al año y debe hacerlo personalmente. Para el caso de los fondos de empleados, cuyos
trabajadores se encuentran vinculados a una o más empresas y para un adecuado
conocimiento del asociado, podrán recaudar la información en el documento de
vinculación (ésta debe ser verificada por un medio idóneo).
- Conocimiento de los asociados: Se deberá implementar el proceso en
el conocimiento del asociado, mediante el diligenciamiento del formato conocimiento de asociado/cliente
que nos facilita la identificación a la persona natural (PN) o jurídica (PJ) y
la procedencia de sus aportes.
Descripción
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PN
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PJ
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Nombres y apellidos
completos / razón social
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x
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x
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Número del documento de
identificación: Cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, carné
diplomático, pasaporte o NIT
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x
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x
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Nombres y apellidos
completos del representante y número de identificación para el cliente
persona jurídica.
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x
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Ciudad, dirección y teléfono
del representante para cliente persona Jurídica
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x
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Lugar y fecha de nacimiento
para cliente persona natural
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x
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Ciudad, dirección y teléfono
de residencia para cliente persona natural
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x
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Ocupación, oficio o
profesión para cliente persona natural
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x
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Declaración voluntaria de
origen de los fondos para el caso del cliente
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x
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x
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Declaración del cliente si
tiene la condición de persona políticamente expuesta (PPE), es decir si es
servidor público
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x
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Firma y huella del cliente
para personas naturales, y la del representante en caso de persona jurídica
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x
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x
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Fecha de diligenciamiento
del formulario, nombre e identificación del funcionario que lo diligencia.
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x
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x
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Figura
1.0
- Conocimiento PEP (personas expuestas públicamente): Si la entidad mantiene
operaciones con personas que debido a su puesto manejan recursos públicos, se
deberán realizar procesos más estrictos con esta clase de clientes además de
demostrar la autorización para la contratación/negociación por parte del ente
público y el origen de los recursos.
- Conocimiento de las personas con la que la organización mantiene
una relación contractual: La institución debe ejecutar procesos para tener un
absoluto conocimiento acerca de las personas naturales / jurídicas con las
cuales mantiene una relación contractual, en adición, también tendrá que
actualizar constantemente estos datos y conocer la procedencia de los recursos
monetarios o en especia del asociado/cliente.
- Conocimiento de los empleados: Las entidades solidarias deben
revisar y comprobar los antecedentes de sus empleados antes de realizar
cualquier contratación, también tendrán que actualizar sus datos como mínimo 1
vez al año; cualquier operación inusual o sospechosa hecha por un trabajador de
la empresa tendrá que ser revisada y quedar documentada. Además, las
organizaciones solidarias deberán capacitar como mínimo una vez al año a sus
empleados sobre procedimientos, políticas, manejos y controles empleados en la
entidad acerca de la prevención de LA/FT, que deben dar como resultado la
capacidad del personal en la identificación de operaciones inusuales o
sospechosas; debe quedar constancia de las capacitaciones realizadas por la
empresa sobre este tema.
- Establecer herramientas para la identificación de operaciones
inusuales/sospechosas.
La información mínima que debe
tener la empresa acerca de los 4 aspectos nombrados anteriormente es la
contenida en la figura 1.0
Reportes:
Los
reportes los deberá realizar el empleado de cumplimiento para las
organizaciones de primer y segundo nivel, mientras que para las organizaciones
de tercer nivel lo hará el representante legal de la empresa.
- Reportes internos: Son de uso exclusivo para la entidad solidaria.
- Reportes externos: Son los realizados por el empleado de
cumplimiento / representante legal, las operaciones fijadas como sospechosas
deben ser reportadas inmediatamente a la UIAF, de acuerdo con los términos
establecidos y en los periodos determinados por la UIAF (que nombraremos en el
próximo numeral).
- Reportes de operaciones sospechosas (ROS): Las operaciones que la
entidad solidaria reconozca como sospechosas, deben ser reportadas inmediatamente
por los sujetos obligados (no pueden transcurrir más de 15 días calendario
entre la persona que cataloga la operación como sospechosa y el sujeto obligado
a advertir la operación); ésta no generará ningún tipo de responsabilidad a el
sujeto obligado, los directivos ni a la entidad solidaria.
- Reporte de ausencia de operaciones sospechosas: Las entidades
solidarias que no hallaron la realización de operaciones sospechosas, deberán
reportar este hecho a la UIAF de forma trimestral. Si detectan alguna operación
sospechosas, deberá ser reportada en los periodos establecidos por la UIAF (que
serán nombrados a continuación).
- Reporte de transacciones en efectivo:
- Reporte de transacciones múltiples en efectivo: Las entidades
solidarias deberán reportar las transacciones en efectivo realizadas en una o
más oficinas, en beneficio de una misma persona, realizadas en el trimestre
inmediatamente anterior que superen o sean iguales a cincuenta millones de
pesos ($50.000.000), en moneda legal o su equivalente si es en moneda
extranjera.
- Reporte de transacciones individuales en efectivo: Las entidades
solidarias tendrán que reportar las transacciones individuales en efectivo
realizadas en el trimestre inmediatamente anterior que superen o sean iguales a
diez millones de pesos ($10.000.000), en moneda legal o su equivalente si es en
moneda extranjera.
Las transacciones múltiples e individuales se deben
reportar en un mismo archivo, en caso de que no se realicen este tipo de
transacciones, la organización deberá reportarlo a la UIAF.
Periodicidad
de los reportes
Trimestre a reportar
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Fecha de envío
|
Julio-Septiembre
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Del 11 al 20 de Octubre
|
Octubre-Diciembre
|
11 al 20 de Enero
|
Enero - Marzo
|
11 al 20 de Abril
|
Abril-Junio
|
Julio 11 al 20
|
Las empresas deberán implementar los procedimientos
y controles para la prevención de LA/FT como máximo el 30 de Septiembre de 2014.
Sanciones:
Las
sanciones establecidas por la Superintendencia de la economía solidaria pueden ser
vistas en el link publicado a continuación.
