La
circular está dirigida para todos los administrativos, revisores fiscales y
contadores de las empresas que están vigiladas a la superintendencia de
sociedad a adoptar un sistema de control y gestión del riesgo en contra del
lavado de activos y el financiamiento del terrorismo (LA/FT) teniendo en cuenta
el marco normativo que será expuesto a continuación.
Existen
una serie de normas internacionales que han sido implementadas en Colombia
progresivamente por la corte constitucional con base a lo dictado en las
convenciones de las naciones unidas (Viena 1988, 1989, Palermo 2000, Mérida
2003). Además de las 49 recomendaciones establecidas por la GAFI; con lo que se
busca que los países ejecuten sistemas eficaces de monitoreo de LA/FT en donde
haya un organismo capacitado y autosuficiente para tomar las medidas necesarias
para combatir el LA/FT, sancionando a quien las incumpla sin excepción alguna.
En
materia de normas nacionales, se ha dictado que todas las entidades (públicas y
privadas) que no pertenecen a los sectores financiero, asegurador y bursátil
deben reportar a la UIAF, conociendo previamente por parte de ésta, los
lineamientos para la realización del reporte.
La
circular dice que las empresas que perciban más de 160.000 salarios mínimos a
la fecha del 31 de diciembre de 2013, debían implementar lo establecido en la
circular a más tardar el 31 de diciembre de 2014. Mientras que, las empresas
vigiladas por la superintendencia de sociedades que no estén incluidas en la
presente circular, deberán atenerse a lo dicho en la circular externa #100-004
de 2009.
La
superintendencia de sociedades con el fin de prevenir el LA/FT mediante un
sistema contenido por las empresas vigiladas por dicho ente, propone una serie
de elementos para la implementación óptima del sistema:
- Diseño y aprobación de las políticas a implementar para el autocontrol y gestión de LA/FT por parte del representante legal de la compañía y el ente administrativo de la empresa.
- El representante legal deberá ejecutar e implementar los sistemas de prevención de LA/FT aprobados por el ente administrativo de la empresa, siguiente a esto deberá informarle al ente administrativo de la empresa como ha sido el proceso de implementación del sistema en la compañía; verificar y dar constancia de que éste se encuentre funcionando correctamente.
- Los empleados de las compañías deberán tener conocimiento y ser capacitados acerca de las políticas, procedimientos, controles y sistemas adoptados por la compañía para el autocontrol y gestión del LA/FT.
La finalidad principal para
de la adopción de esta medidas es evitar al máximo posible la filtración de
recursos para el lavado de activos y financiamiento del terrorismo por medio de
las empresas vigiladas por la superintendencia de sociedades, para lograr ese
objetivo principal es necesario adoptar una serie de medidas dentro del sistema
de control a utilizar en las empresa se debe tener
en cuenta siempre los indicadores de riesgo que nos dicen cuando la operación
es una posible situación de LA/FT (como lo son el alto manejo de efectivo en
operaciones, admitir nuevos socios sin conocer el origen de sus recursos,
realización de transacciones con personas de las cuales se tiene poco
conocimiento, etc.) después de la identificación de este tipo de operaciones se
debe continuar realizando el seguimiento de éstas, dejando la debida
constancia. Para evitas éste tipo de operaciones se deberá tener una serie de
medidas adoptadas previamente en cuestión de identificación y total
conocimiento de los clientes de la empresa, las características particulares de
comercialización de la persona o negocio, así como también de los proveedores
de la compañía teniendo la debida identificación de donde provienen los objetos
o recursos que éste provee.
Así como la empresa deberá
tener minucia con sus clientes, asociados y proveedores, si ésta tiene
relaciones con personas expuestas públicamente, deberá tener total
conocimiento y ser más estricta con las
operaciones que sean celebradas con éste tipo de clientes. Además, se deberán
establecer políticas del manejo y cantidad máxima de dinero en efectivo al
interior de la empresa. TODA OPERACIÓN QUE SEA CATALOGADA COMO SOSPECHOSA
DENTRO DE LA COMPAÑÍA DEBE SER REPORTADA A LA UIAF.
Acarrear un evento de LA/FT trae
consigo graves consecuencia a la empresa damnificada, como lo son las sanciones
administrativas, civiles/penales y monetarias en contra de los empleados y la
misma empresa; esto trae consigo un alto riesgo de desprestigio en la
reputación de la compañía, los asociados, los administrativos y los empleados
de la misma.
El incumplimiento de lo
ordenado dentro de esta circular dará lugar a la imposición de multas o
sanciones de hasta 200 salarios mínimos, además de lo dispuesto por las
autoridades competentes.
Si
desea leer la circular completa y/o aprender a gestionar el reporte en la página
de la UIAF (ubicado en el anexo de la circular; pág 18) diríjase al documento
original dándole clic al siguiente enlace:
