Todo sobre la circular externa #006 de la superintendencia de la economía solidaria.

La circular externa #006 publicada por la superintendencia de la economía solidaria el día 25 de marzo de 2014. Tiene como finalidad guiar e instruirnos en la prevención y el control de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT) en las organizaciones de economía solidaria que no ejercen actividad financiera.

Según lo redactado en el artículo 39 de la ley 454 de 1998, las entidades de economía solidaria de primer y segundo nivel que no ejercen actividad financiera (cooperativas de aporte y crédito, fondos de empleados, etc.); Deben instaurar procedimientos para permitir la implementación de instrumentos para la prevención y el control de lavado de activos y financiación al terrorismo, para una correcta implementación se deberá tener en cuenta los siguientes parámetros.

• Definir el implementar el procedimiento para atender oportunamente las solicitudes de información que realicen las autoridades competentes.
• Definir e implementar los procedimientos que se aplicarán para: a) la detección de operaciones inusuales; b) la determinación de las operaciones sospechosas y c) el reporte de éstas últimas a la unidad de información y análisis financiero.
• Definir e implementar los procesos que deberán realizarse para el conocimiento de los clientes/asociados actuales y potenciales, así como para la verificación y actualización de la información suministrada por ellos. Estos procedimientos deben permitirle a la organización tener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes y asociados.
• Fijar los procedimientos para aplicar las sanciones por incumplimiento de las normas para controlar el riesgo de LA/FT
• Definir e implementar los procesos que permitan dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional.
• Fijar los procedimientos para la conservación de documentos.
• Definir el cargo de empleado de cumplimiento, quien será la persona responsable entre otros, del tema de prevención y control de LA/FT al interior de la organización solidaria. (En las organizaciones de tercer nivel no se requiere empleado de cumplimiento, la función la cumple el representante legal de la entidad.)

El empleado de cumplimiento (ec) debe ser una persona altamente confiable, que tenga influencia dentro en la organización; debe contar con conocimientos y estar certificado en el tema de prevención y control de LA/FT.  Tiene que ser un trabajador que pertenezca a la organización (no se puede contratar a un tercero para que cumpla esta función, ni puede ser un funcionario del área comercial, tampoco el contador/a – auditor/a interno, ni el tesorero de la entidad).

El ec deberá realizar los reportes de operaciones a la UIAF mediante el sistema en línea SIREL, para esto, debe realizar la solicitud el código en línea y registrarse en la UIAF a través del siguiente link: 

https://www.uiaf.gov.co/?idcategoria=6995

 Funciones del empleado de cumplimiento:

1.  Identificar las situaciones que puedan que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones que realiza la organización solidaria.

2.  Implementar y desarrollar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones, trámites o contratos que se realizan ante la organización solidaria.

3.  Realizar seguimiento o monitoreo a la eficiencia y la eficacia de los mecanismos establecidos.

4.  Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al riesgo LA/FT de la organización solidaria.

5.  Participar en el diseño y desarrollo de los programas de capacitación sobre el riesgo de LA/FT y velar por su cumplimiento.

6.     Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales o sospechosas y enviar a la UIAF el reporte de las operaciones sospechosas y de transacciones en efectivo.

7.   Si es una entidad reportante nueva deberá realizar la inscripción ante la UIAF a través de la página web en la siguiente ubicación: Reportantes – Nuevos usuarios – Solicitud de código de línea.

8.   Deberá solicitar el usuario, clave y matriz de autenticación, información necesaria para ingresar al sistema de reporte en línea – SIREL – a través de la página web en la siguiente ubicación: Reportantes – Nuevos usuarios – Solicitud de acceso a SIREL.

9.       Mantener actualizados los datos de la entidad y/o empresa con la UIAF.

10.  Monitorear permanentemente el cumplimiento de los reportes a través del sistema de reporte en línea – SIREL, opción Informes – Certificado de cargue.

11. Revisar periódicamente como fuente de consulta la página web de la UIAF, donde se publicarán los anexos técnicos, manuales y/o documentos de interés para las entidades del sector.

Los puntos 3 y 5 no son obligatorios para las empresas de tercer nivel.

Existen una serie de funciones y responsabilidades que debe realizar el órgano encargado de la administración de la empresa (ya sea consejo de administración o junta directiva), el representante legal y revisoría fiscal; todos  los anteriormente mencionados deben cumplir tareas independientes, que serán nombradas a continuación.

•        Junta directiva / Consejo de administración:

- Fijar las políticas, definir los mecanismos, instrumentos y los procedimientos que se aplicarán en la organización en relación con la prevención y control del LA/FT.

- Nombrar al empleado de cumplimiento, en las organizaciones en las que se exija, de conformidad con lo que se señalará más adelante.

- Pronunciarse sobre los informes presentados por el empleado de cumplimiento y la revisoría fiscal y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas.

- Ordenar los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en funcionamiento los mecanismos de prevención de LA/FT. Teniendo en cuenta las características y el tamaño de la organización.

- Designar el funcionario o la instancia responsable de verificar la información suministrada en el formulario de vinculación del cliente/asociado.

•       Representante legal:

- Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen las políticas aprobadas por el consejo de administración o quien haga sus veces.

- Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en funcionamiento los mecanismos de prevención del LA/FT, según la aprobación impartida por la junta directiva / consejo de administración.

- Brindar el apoyo que requiera el empleado de cumplimiento.

- Coordinar y programar los planes de capacitación sobre prevención de riesgos asociados al LA/FT, dirigido a todas las áreas y funcionarios de la organización, incluyendo los órganos de administración, control y la revisoría fiscal.

- Verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos definidos para el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados con la prevención de riesgos de LA/FT y garantizar la confidencialidad de dicha información.

•       Revisoría fiscal:

- Definir los controles que permitirán la evaluación del cumplimiento de las instrucciones explicadas en la circular ex. 006 emitida por la supersolidaria sobre la prevención y control de LA/FT, además deberá presentar un informe trimestral al consejo de administración / junta directiva sobre el resultado de la evaluación de la entidad en los términos de cumplimiento de los términos definidos en la circular nombrada anteriormente, además, deberá informar a la persona que ocupe el cargo de empleado de cumplimiento, los problemas o insuficiencias encontrados durante la evaluación.

Las entidades de economía solidaria de primer y segundo nivel que no ejercen actividad financiera deberán contar con una serie de mecanismos establecidos por la supersolidaria para el cumplimiento óptimo en la prevención y control de LA/FT, estos mecanismos son:

•  Acreditar procesos de debida diligencia: Las entidades solidarias deberán solicitar a sus clientes (personas con las cuales mantiene una relación contractual) el diligenciamiento del formulario de conocimiento del cliente, estas organizaciones tendrán que realizar los trámites necesarios para confirmar y actualizar la información de vinculación del cliente (que varía según la naturaleza de la empresa); mínimo una vez al año y tendrán que informar al cliente, que está en la obligación de actualizar sus datos por lo menos una vez al año y debe hacerlo personalmente.  Para el caso de los fondos de empleados, cuyos trabajadores se encuentran vinculados a una o más empresas y para un adecuado conocimiento del asociado, podrán recaudar la información en el documento de vinculación (ésta debe ser verificada por un medio idóneo).

• Conocimiento de los asociados: Se deberá implementar el proceso en el conocimiento del asociado, mediante el diligenciamiento del formato conocimiento de asociado/cliente que nos facilita la identificación a la persona natural (PN) o jurídica (PJ) y la procedencia de sus aportes.

Descripción	PN	PJ
Nombres y apellidos completos / razón social	x	x
Número del documento de identificación: Cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, carné diplomático, pasaporte o NIT	x	x
Nombres y apellidos completos del representante y número de identificación para el cliente persona jurídica.		x
Ciudad, dirección y teléfono del representante para cliente persona Jurídica		x
Lugar y fecha de nacimiento para cliente persona natural	x
Ciudad, dirección y teléfono de residencia para cliente persona natural	x
Ocupación, oficio o profesión para cliente persona natural	x
Declaración voluntaria de origen de los fondos para el caso del cliente	x	x
Declaración del cliente si tiene la condición de persona políticamente expuesta (PPE), es decir si es servidor público	x
Firma y huella del cliente para personas naturales, y la del representante en caso de persona jurídica	x	x
Fecha de diligenciamiento del formulario, nombre e identificación del funcionario que lo diligencia.	x	x

Figura 1.0

• Conocimiento PEP (personas expuestas públicamente): Si la entidad mantiene operaciones con personas que debido a su puesto manejan recursos públicos, se deberán realizar procesos más estrictos con esta clase de clientes además de demostrar la autorización para la contratación/negociación por parte del ente público y el origen de los recursos.

• Conocimiento de las personas con la que la organización mantiene una relación contractual: La institución debe ejecutar procesos para tener un absoluto conocimiento acerca de las personas naturales / jurídicas con las cuales mantiene una relación contractual, en adición, también tendrá que actualizar constantemente estos datos y conocer la procedencia de los recursos monetarios o en especia del asociado/cliente.

• Conocimiento de los empleados: Las entidades solidarias deben revisar y comprobar los antecedentes de sus empleados antes de realizar cualquier contratación, también tendrán que actualizar sus datos como mínimo 1 vez al año; cualquier operación inusual o sospechosa hecha por un trabajador de la empresa tendrá que ser revisada y quedar documentada. Además, las organizaciones solidarias deberán capacitar como mínimo una vez al año a sus empleados sobre procedimientos, políticas, manejos y controles empleados en la entidad acerca de la prevención de LA/FT, que deben dar como resultado la capacidad del personal en la identificación de operaciones inusuales o sospechosas; debe quedar constancia de las capacitaciones realizadas por la empresa sobre este tema.

• Establecer herramientas para la identificación de operaciones inusuales/sospechosas.

La información mínima que debe tener la empresa acerca de los 4 aspectos nombrados anteriormente es la contenida en la figura 1.0

Reportes: Los reportes los deberá realizar el empleado de cumplimiento para las organizaciones de primer y segundo nivel, mientras que para las organizaciones de tercer nivel lo hará el representante legal de la empresa.

• Reportes internos: Son de uso exclusivo para la entidad solidaria.

• Reportes externos: Son los realizados por el empleado de cumplimiento / representante legal, las operaciones fijadas como sospechosas deben ser reportadas inmediatamente a la UIAF, de acuerdo con los términos establecidos y en los periodos determinados por la UIAF (que nombraremos en el próximo numeral).

• Reportes de operaciones sospechosas (ROS): Las operaciones que la entidad solidaria reconozca como sospechosas, deben ser reportadas inmediatamente por los sujetos obligados (no pueden transcurrir más de 15 días calendario entre la persona que cataloga la operación como sospechosa y el sujeto obligado a advertir la operación); ésta no generará ningún tipo de responsabilidad a el sujeto obligado, los directivos ni a la entidad solidaria.

•  Reporte de ausencia de operaciones sospechosas: Las entidades solidarias que no hallaron la realización de operaciones sospechosas, deberán reportar este hecho a la UIAF de forma trimestral. Si detectan alguna operación sospechosas, deberá ser reportada en los periodos establecidos por la UIAF (que serán nombrados a continuación).

• Reporte de transacciones en efectivo:

•  Reporte de transacciones múltiples en efectivo: Las entidades solidarias deberán reportar las transacciones en efectivo realizadas en una o más oficinas, en beneficio de una misma persona, realizadas en el trimestre inmediatamente anterior que superen o sean iguales a cincuenta millones de pesos ($50.000.000), en moneda legal o su equivalente si es en moneda extranjera.
•   Reporte de transacciones individuales en efectivo: Las entidades solidarias tendrán que reportar las transacciones individuales en efectivo realizadas en el trimestre inmediatamente anterior que superen o sean iguales a diez millones de pesos ($10.000.000), en moneda legal o su equivalente si es en moneda extranjera.

Las transacciones múltiples e individuales se deben reportar en un mismo archivo, en caso de que no se realicen este tipo de transacciones, la organización deberá reportarlo a la UIAF.

Periodicidad de los reportes

Trimestre a reportar	Fecha de envío
Julio-Septiembre	Del 11 al 20 de Octubre
Octubre-Diciembre	11 al 20 de Enero
Enero - Marzo	11 al 20 de Abril
Abril-Junio	Julio 11 al 20

Las empresas deberán implementar los procedimientos y controles para la prevención de LA/FT como máximo el 30 de Septiembre de 2014.

Sanciones:

Las sanciones establecidas por la Superintendencia de la economía solidaria pueden ser vistas en el link publicado a continuación.

URL:http://softwarexeo.blogspot.com/2014/07/sanciones-circular-externa-006.html

Toda la información y tablas del artículo fueron tomadas de la Circular externa #006 de la superintendencia de la economía solidaria de la URL: http://www.supersolidaria.gov.co/sites/default/files/public/normativa/circular_externa_006-mar-14.pdf